Är ditt företag redo att ta steget in i framtidens kvalitetsledning? Elektroniska kvalitetsledningssystem (eQMS) erbjuder en revolutionerande väg för att strukturera, integrera och automatisera kvalitetsprocesser, så som dokumenthantering, utbildning, avvikelse- och ändringshantering. Men hur navigerar du bäst genom övergången till ett eQMS och hur ser de olika stegen ut? I denna artikel utforskar vi vägen till en smidig implementering och de utmaningar som kan dyka upp längs vägen.
Framtidssäkring av arbetsflöden: Övergång till eQMS
I takt med att distansarbete blir allt vanligare har behovet av smidiga och effektiva kvalitetsledningssystem blivit alltmer uppenbart. Traditionella pappersbaserade system stöter på utmaningar, särskilt så under pandemiåren, när behovet av distanssignering och åtkomst till elektroniska dokument plötsligt blev kritiskt. Men varför skulle man välja att gå över till ett eQMS?
Hybridsystem, som kombinerar både papper och elektroniska dokument, kan till en början verka tillfredsställande, men dessa system kan snabbt bli komplicerade och resurskrävande med en mängd manuella steg och risk för fel. Ett eQMS erbjuder en lösning på dessa utmaningar och ger ytterligare fördelar. Genom att strömlinjeforma och automatisera arbetsprocesser kan risken för fel minimeras och effektiviteten förbättras. Exempelvis kan integrationen av dokument- och utbildningsprocesser underlätta för användarna och säkerställa att rätt personer informeras vid rätt tidpunkt.
Förutom att minimera risker och fel möjliggör eQMS enkel uppföljning av utbildning, granskningsdatum och ärendehantering. Påminnelser kan automatiskt skickas till användare när en uppgift närmar sig deadline, vilket underlättar för att säkerställa att arbetsprocesserna följs korrekt. Sammantaget blir kvalitetsledningssystemet både lättare att använda och underhålla, samtidigt som risken för fel och avvikelser minskar.
Viktiga överväganden vid val av eQMS – experten tipsar
Att välja rätt eQMS
Att navigera bland de olika alternativen av elektroniska kvalitetsledningssystem kan vara en utmaning. Det blir därför extra viktigt att den som gör valet har förståelse för att olika system passar olika verksamheter. Faktorer som företagets storlek, antal användare, intern IT-infrastruktur och krav på kvalitetsledningssystemet kan skilja sig avsevärt, vilket gör det svårt att hitta en universell lösning.
Överväganden vid val av eQMS
En viktig början när man väljer ett eQMS är att bedöma flexibiliteten hos systemet. Ett flexibelt system erbjuder möjligheten att anpassa och konfigurera processer för att passa företagets specifika behov och önskemål. Även om detta kan förlänga implementeringstiden, kan det göra övergången till det nya systemet smidigare genom att det anpassas till befintliga arbetsprocesser. Å andra sidan går ett eQMS med färdigbyggda processer och låg flexibilitet vanligtvis snabbare att implementera, men det kräver större förändringar i befintliga arbetsprocesser.
”Ytterligare ett tips är att det också är viktigt, utöver systemet, att överväga leverantören och deras kvalitetsledningssystem. Frågor att tänka på inkluderar i vilken utsträckning leverantören kan hjälpa till med konfigurering och validering, om systemet är molnbaserat, hur ofta det uppdateras och hur detta kan påverka företagets verksamhet.” – Mattias Anderson, Senior Consultant Quality & Compliance.
Steg för steg: Implementering och validering av eQMS
När det kommer till att implementera och validera ett eQMS för reglerad verksamhet, är det viktigt att följa en strukturerad process. Här är en översikt över hur det går till:
- Validering av systemet: Många leverantörer erbjuder eQMS som redan är validerade, men det täcker vanligtvis bara systemets grundläggande funktionalitet. Kunden behöver komplettera med validering av den specifika konfigurationen och säkerställa att alla användarkrav uppfylls.
- Utveckling av rutiner: Rutiner för hur verksamheten ska använda och administrera det nya systemet behöver utvecklas och dokumenteras. Detta inkluderar även anpassning av befintliga arbetsprocesser och rutiner till det nya systemet.
- Migrering av data: En utmaning är att flytta befintliga dokument till det nya systemet på ett kontrollerat sätt. Detta kräver noggrann planering och utförande för att säkerställa att inga data går förlorade.
För att säkra en framgångsrik övergång till ett elektroniskt kvalitetsledningssystem kan du behöva stöd genom hela implementeringsfasen, exempelvis av erfarna projektledare, valideringsledare och QA-specialister. På så vis drivs projektet effektivt framåt och den interna arbetsbördan minimeras samtidigt som eQMS-implementeringen genomförs på bästa möjliga sätt.
Att genomföra en eQMS-implementering erbjuder flera fördelar för ditt företag, inklusive:
- Effektivitet: Genom att strömlinjeforma och automatisera kvalitetsprocesser kan företaget öka sin effektivitet och produktivitet.
- Kvalitetssäkring: Ett eQMS möjliggör en mer noggrann hantering av dokument, vilket minskar risken för fel och avvikelser och säkerställer högre kvalitet.
- Ökad efterlevnad: Systemet kan hjälpa företaget att uppfylla regleringskrav och standarder, vilket minskar risken för böter och förlorade intäkter på grund av bristande efterlevnad.
- Spårbarhet: Genom att ha en centraliserad plattform för hantering av dokument och processer blir det lättare att spåra och granska historik och förändringar.
- Kostnadsbesparingar: Genom att minska manuella processer och fel kan företaget spara tid och pengar på lång sikt.
Sammanfattningsvis ger en eQMS-implementering ditt företag möjligheten att öka effektiviteten, kvalitetssäkra era processer, uppfylla regleringskrav, förbättra spårbarheten och minska kostnaderna. Ta steget idag mot en mer digitaliserad verksamhet och se de positiva effekterna imorgon. And beyond.
