Utvärdering eller bedömning av leverantörer är en avgörande process, men kraven skiftar mellan olika branscher. Vad som är standard inom ISO eller GLP kanske inte är vad du behöver för GMP/GDP eller GCP. Hur navigerar du genom detta komplexa landskap av krav och förväntningar? Och hur säkerställer du att din organisations företagsidé inte vilar på osäkra grunder?
Det är dags att utforska värdet av noggrannhet och valmöjligheter när det gäller leverantörsrelationer. Frågorna är många, och svaren kan vara avgörande för din organisations framtid. Oavsett bransch behöver du eventuellt förhålla dig till begränsade interna resurser och i bästa fall ett stort utbud av service/tjänster/varor/system från marknaden. I en statlig/regional/kommunal organisation kommer Lagen om offentlig (LOU) in som en extra, ”joker”, i leken. En grundläggande princip inom ens eget kvalitetssystem/ledningssystem är att noga överväga innan man bygger vidare på sin företagsidé genom att förlita sig på någon annans grund.
Utmaningar och erfarenheter från branschen
Traditionellt har kvalitetsavdelningen, och möjligtvis SME (ämnesexpert), haft huvudansvaret för leverantörsbedömningen inom Life Science, men det finns utmaningar som kan uppstå, särskilt kring GxP-krav som inte är förhandlingsbara. Genom att dela med oss av några erfarenheter och tips kan vägen mot ett framgångsrikt samarbete med leverantörer underlättas. Dessutom får du råd om hur fördröjningar och ökade kostnader kan undvikas. Visst låter det intressant?
5 tips för en smidigare väg mot framgångsrika samarbeten
- Oavsett bransch bör det finnas en tydlighet i hur inköpsprocessen ser ut internt och hur den kopplar in mot övriga processer i ledningssystem/kvalitetssystem. En nyttig övning att göra är att kartlägga processen för inköp tillsammans med den för leverantörsutvärdering. Då ser du vilka gränsytorna är emellan processerna samt vilka lagrum vi rör oss i, på ett pedagogiskt vis. Riskbedömning, distansutvärdering samt audit blir också lättare att prioritera. Har du koll på hur er inköpsprocess ser ut och hur den linjerar med övriga system?
- En viktig påminnelse till senior ledning är att ansvaret för att följa regelverk, särskilt GMP, delas. Det innebär att andra avdelningar än kvalitet, som driver projekt som involverar leverantörsutvärdering, också behöver ha goda kunskaper om regelverket. Det utmanar kvalitetsorganisationen att se bortom sin egen horisont och leder troligtvis till ett bättre resultat ur ett helhetsperspektiv. Hur kan du säkerställa att andra avdelningar än kvalitet har tillräckliga kunskaper om regelverket för att bidra till ett framgångsrikt projekt?
- Ett kostnadseffektivt tips är att inkludera kvalitetsfrågor i marknadsanalysen för att tydligt specificera kraven gentemot leverantörer tidigt i upphandlingsprocessen. Det är särskilt viktigt vid offentlig upphandling och efterlevnad av LOU. Jobbar du och ditt företag för att förbättra resultatet av upphandlingsprocessen med tidig inkludering av kvalitetsfrågor i marknadsanalysen?
- Många leverantörer är idag förberedda på att kunder kan vilja granska och utvärdera dem. Det är viktigt att påpeka att avtal och kvalitetsavtal har en betydande inverkan på hur du som kund kan följa interna och externa krav över tid. Normalt sett tillåter avtal ett årligt besök, men det kan finnas begränsningar gällande antal personer och längden på besöket. För att säkerställa en smidig process är det viktigt att planera in tidsfönster för den första revisionen och eventuella uppföljningsrevisioner i avtalet. Vid större händelser kan en riktad revision genomföras, även känd som ”for cause”. Detta bör vara tydligt specificerat i avtalet.Att ha en tydlig matris eller tabell över ansvarsområden i avtalet är klokt, både när det gäller interna och externa krav på oss själva. I framtiden kommer det sannolikt att vara viktigt att kunna visa på att dessa krav noggrant följts över tid, både gentemot kunder och myndigheter. Hur kan du säkerställa att avtalen och kvalitetsavtalen är utformade på ett sätt som möjliggör effektiv övervakning och efterlevnad av interna och externa krav på lång sikt?
- Att utvärdera leverantörer kan vara dyrt för små till medelstora företag, särskilt om leverantörerna har många kunder. Det kan vara utmanande att frigöra interna resurser för utvärdering och att få tid hos leverantören. En lösning kan vara att köpa utvärderingstjänster på marknaden, antingen som färdiga rapporter eller som tjänster. Dessutom finns det sammanslutningar som Quac i Mälardalen där mindre företag samarbetar och delar kunskap inom området. Är det verkligen hållbart för små till medelstora företag att själva utvärdera leverantörer med begränsade resurser och tid?
Framtidsspaningar, reflektioner & avslutande tankar
I ett framtidsperspektiv är det avgörande att reflektera över hur leverantörsutvärdering kan forma Life Science-branschens väg framåt. Genom att dela insikter och erfarenheter strävar vi mot att skapa en miljö där framgångsrika samarbeten kan trivas och växa. Att gemensamt utforska och utbyta kunskap öppnar dörren för en ständig förbättring av kvaliteten inom branschen, vilket gör oss rustade att möta framtidens utmaningar med större säkerhet och engagemang.
