Utmaningar
Underhållspersonalen lägger orimligt mycket tid vid varje underhållsåtgärd för att leta och verifiera teknisk information om den befintliga anläggningen. Det mesta av informationen finns i dokument och dessa ligger spridda på diverse olika interna system, SharePoints, filytor och till med lokalt i enskilda datorer.
När informationen väl hittas är det oftast motstridiga uppgifter i olika dokument. Det slutar oftast med att någon får gå ut i anläggningen och se vad som faktiskt är installerat.
När projekt för om- och tillbyggnader av anläggningen ska göras har man samma problem. Vid inspektioner från myndigheterna krävs att mycket personal finns stand-by för att leta upp den information som eftersöks av inspektörerna.
Lösning
Plantvision genomförde en förutsättningslös förstudie och föreslog ett antal åtgärder som både påverkade arbetssätt och IT system. Bland annat infördes COMOS DDMS (Document and Data Management System), där anläggningsregistret byggdes upp som en grafisk struktur. Befintlig dokumentation importerades och kopplades till respektive utrustning eller anläggningsdel. Den data som fanns, i allmänhet i Excel, importerades till respektive objekt.
I ett andra steg integrerades COMOS med det befintliga underhållssystemet så att arbetsorder kunde initieras där och sedan finnas tillgängliga i COMOS där all relevant information, både data och dokument kunde kopplas ihop med arbetsordern.
Resultat
Genom att personalen nu kan söka efter all relevant information i ett system – och dessutom lita på resultatet – sparar man mycket tid och det blir mindre stress. Inspektionerna genomförs med väsentligt färre personer i stand-by läge och färre klumpar i magen .
Man har även bytt arbetssätt så att tekniska data läggs in från början i COMOS och sedan genereras dokument inifrån COMOS för de fall där dokument behövs av praktiska eller regulatoriska orsaker. Nu finns en lösning som är sökbar, trovärdig, effektiv och uppfyller de högt ställda kraven på kvalitet och spårbarhet.
