”AI kommer inte att ersätta projektledare inom överskådlig tid, men de som inte följer med i utvecklingen riskerar att bli mindre relevanta,” säger Jerk Vallgårda, Senior konsult inom Projektledning på Plantvision.
AI som stöd – inte ersättning
AI har potential att avlasta projektledare från repetitiva och administrativa uppgifter. Verktyg kan exempelvis sammanfatta mötesanteckningar, generera rapporter och automatisera rutinmässiga uppgifter.
”Det ger projektledarna mer tid att fokusera på ledarskap, teamdynamik och att facilitera framdrift och affärsnytta,” förklarar Vallgårda.
”Det största misstaget vore att lita blint på AI-verktyg. De bästa verktygen är de som promptar användaren att tänka själv och ta informerade beslut. Det handlar om att skapa ett samspel mellan människa och maskin, inte att låta AI sköta allt på egen hand. Det blir viktigt att hitta rätt balans – ett AI-verktyg som levererar 70–75 % kvalitet på sina analyser stimulerar användaren att reflektera och ta aktiva beslut,” säger Jerk.
Han fortsätter:
”Är träffsäkerheten för hög, finns risken att projektledaren slappnar av och accepterar allt som AI:n föreslår utan att ifrågasätta. Och de flesta av har ju sett att AI ibland har helt fel eller, som man kallar det, hallucinerar.”
Två typer av AI-verktyg i projektledning
Det finns idag två huvudkategorier av AI-verktyg för projektledning:
- Generella AI-verktyg – Verktyg som ChatGPT och Copilot kan sammanlänkas med agenter för att utföra arbetsflöden. Dessa kan exempelvis sammanfatta transkriberade möten, föreslå handlingsplaner och generera skräddarsydda rapporter.
- Specialiserade AI-verktyg – Dessa är tränade för specifika projektledningsuppgifter såsom riskidentifiering, resursbalansering och lessons learned-analyser. De kan exempelvis hjälpa till att förutse problem genom att analysera tidigare projekt och dra slutsatser om framtida utmaningar.
RAIDLOG är ett exempel på ett verktyg som har just AI-stöd för både riskidentifiering och för att hitta relevanta lärdomar rapporterade av tidigare projekt. RAID står för Risk, Actions, Issues och Decisions och fungerar som en strukturerad assistent som håller koll på projektets utmaningar och beslut. Med hjälp av AI kan verktyget analysera historiska data och identifiera möjliga projektrisker. AI-stödd Lessons Learned är deras senaste tillägg, med AI som identifierar lärdomar och erfarenheter från tidigare projekt som är relevanta för ett specifikt, nytt projekt.
Utöver dessa finns även AI-lösningar som fungerar som en coach och vägleder projektledare genom etablerade standarder och best practices. Det främsta exemplet är PMIs Inifity som ingår i PMI-medlemskapet.
”Att kombinera flera verktyg från olika kategorier skapar optimala förutsättningar för effektiv projektledning,” säger Vallgårda.
Utmaningar och möjligheter
En av de största utmaningarna idag är att navigera i det snabbt växande utbudet av AI-verktyg.
”Alla påstår att de har AI i sina projektverktyg, men det är ofta svårt att avgöra hur relevanta de är. Om ett verktyg kräver enorm datainmatning innan det ger användbara insikter, kanske tidsbesparingen inte blir så stor som utlovat,” förklarar Vallgårda.
Samtidigt öppnar AI upp för enorma möjligheter. Ett exempel är AI som kan identifiera varningssignaler i ett projekt i realtid, vilket gör det möjligt att agera proaktivt snarare än reaktivt.
“En tillämpning där du vill ha mycket hög kvalitet är transkribering och sammanfattning av möten. Har du testat funktionen Teams för ett möte där svenska är språket så är du sannolikt inte nöjd. Men det finns andra verktyg som är riktigt bra, även på svenska,” konstaterar Vallgårda.
En väg framåt för projektledare
För projektledare handlar framtiden om att anamma AI som en del av sitt arbetsflöde, men på ett strategiskt och genomtänkt sätt. På Plantvision utforskar vi kontinuerligt hur AI bäst kan användas för att förbättra projektledning och vi delar gärna våra insikter och erfarenheter. Genom att kombinera expertis med innovativa teknologier kan vi bidra till att skapa en modern och hållbar projektledning.
”Det viktigaste är att förstå hur AI kan stärka ens eget arbete och att se det som ett stöd, snarare än en ersättning. De projektledare som lär sig använda AI på rätt sätt kommer att vara de som leder utvecklingen framåt,” avslutar Vallgårda.
Vill du veta mer om hur AI kan stärka din projektledning? Kontakta oss på Plantvision för en fördjupad diskussion om framtidens arbetssätt.
