”Rubriken för vårt samtal är ’Allt överallt på en gång: Få kontroll på anläggningens data och dokumentation'”, inledde Robert Velén. ”Det är en träffande beskrivning av de utmaningar som många företag står inför – att hantera spridd och ibland föråldrad information i en tid när digitalisering snabbt blir normen.”
Dokumentationskaos och dess konsekvenser
Andreas Eriksson delade med sig av sina erfarenheter från att arbeta med underhåll på produktionsanläggningar. Han beskrev hur en till synes enkel uppgift, som att byta en pump, kunde förvandlas till en frustrerande och tidskrävande process:
”Det började med att hitta rätt pump, som ofta var markerad med en handskriven lapp om att den renoverats eller behövde repareras. Sedan skulle vi leta fram manualer och processritningar – som låg utspridda i pärmar i plåtskåp runt om i fabriken eller i ostrukturerade filsystem. Det kunde också hända att dokumentationen inte stämde överens med verkligheten. Ibland var manualen för en helt annan pump som råkade ha bytts ut utan att dokumenten uppdaterats.”
Detta manuella arbetssätt gjorde att stora delar av arbetsdagen gick åt till att leta, verifiera och hantera information, snarare än att utföra värdeskapande arbete.
Ett exempel på ineffektivitet
I ett specifikt exempel beskrev Andreas hur han och en kollega tog på sig att rensa tre plåtskåp med dokumentation.
”Det tog oss en hel vecka att gå igenom allt. Vi kunde slänga hälften av pärmarna eftersom de var kopplade till utrangerad utrustning eller innehöll daterad information. Trots att det var nödvändigt kändes det som en enorm ineffektivitet att behöva lägga så mycket tid på detta.”
Problemen sträckte sig även till märkning och uppföljning av utrustning. Felhantering, som att lappar saknades eller satt på fel utrustning, skapade ytterligare risker och ineffektivitet.
Digitalisering som lösning
Den naturliga lösningen är att digitalisera dokumentation och underhållsprocesser. Andreas belyste hur digitala verktyg som QR-koder kan effektivisera arbetet.
”Om varje pump har en QR-kod kan tekniker enkelt skanna koden med en mobil enhet och få tillgång till all relevant information: manualer, underhållshistorik och dess aktuella status. Detta eliminerar behovet av att springa runt och leta.”
Robert betonade att digitalisering också innebär en kvalitetssäkring. I industrier som läkemedelsproduktion, där Andreas tidigare arbetat, kan bristfällig dokumentation få allvarliga konsekvenser.
”Manuell hantering med handskrivna lappar är inte bara ineffektivt utan också en risk för kvaliteten. Ett digitalt system minskar risken för mänskliga misstag och ökar spårbarheten,” sade Robert.
Hindren för digital transformation
Trots de uppenbara fördelarna möter många företag motstånd mot att modernisera sina arbetssätt. Andreas förklarade: ”Många underhållssystem har sitt ursprung i ekonomisystem och fokuserar mer på arbetsorder och timmar än på teknisk data. Detta gör att integrerade, användarvänliga lösningar fortfarande är ovanliga.”
Utöver tekniska begränsningar finns kulturella hinder.
”Det är många äldre medarbetare som håller fast vid gamla arbetssätt och är skeptiska till förändring. Samtidigt blir det svårt att attrahera och behålla yngre medarbetare om arbetsplatsen inte håller jämna steg med den digitala utvecklingen,” konstaterade Andreas.
Framtiden kräver anpassning
För att övervinna dessa hinder och dra nytta av digitaliseringens potential föreslog Andreas en strategi som prioriterar integration och användarvänlighet.
”Det handlar inte om att köpa det dyraste systemet utan att hitta en lösning som passar verksamhetens behov. Det är billigare att köpa en vespa än en bil, men det är två helt olika verktyg.”
Robert tillade att digitalisering inte bara är en fråga om effektivisering utan också en nyckel till att framtidssäkra verksamheten: ”I privatlivet använder vi digitala lösningar för allt från bankärenden till underhållning. Det är rimligt att förvänta sig samma smidighet och modernitet på arbetsplatsen.”
Slutord med en uppmaning
Samtalet avslutades med en uppmaning till företag inom processindustrin att ta steget mot digitalisering.
”Att samla all dokumentation i ett digitalt system gör det enklare att uppdatera, hitta och använda information. Det är en investering i både effektivitet och kvalitet,” avslutade Andreas.
För företag som vill ligga i framkant erbjuder digitalisering inte endast lösningar på långvariga problem utan också möjligheten att bli mer attraktiva arbetsgivare och skapa högre värde för sina kunder.
